Beneficjent rzeczywisty w AMLR: własność, kontrola i rola kadry kierowniczej wyższego szczebla

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego zgodnie z unijnym rozporządzeniem AMLR nie może sprowadzać się do prostego sprawdzenia procentowego udziału w spółce. Organizacja powinna ustalić, kto ostatecznie posiada klienta, kto może sprawować nad nim kontrolę oraz w jaki sposób własność lub kontrola przebiegają przez bezpośrednią, pośrednią lub wielopoziomową strukturę.

Rozporządzenie (UE) 2024/1624 — AMLR — wprowadza zharmonizowane na poziomie UE zasady dotyczące beneficjentów rzeczywistych, które będą stosowane od 10 lipca 2027 r. Dla instytucji obowiązanych wyzwaniem operacyjnym nie będzie jedynie aktualizacja definicji beneficjenta rzeczywistego w procedurze AML. Przeglądu mogą wymagać również metodyki KYC i KYB, kalkulacje własności, reguły systemowe, instrukcje dla analityków, mechanizmy kontroli jakości oraz historyczny portfel klientów.

1. Beneficjent rzeczywisty to nie tylko test procentowy

AMLR wskazuje dwa podstawowe sposoby ustalania beneficjenta rzeczywistego podmiotu o charakterze korporacyjnym lub innej osoby prawnej: poprzez udział własnościowy oraz poprzez sprawowanie kontroli. Oznacza to, że analiza nie może zakończyć się wyłącznie stwierdzeniem, że żaden udziałowiec nie przekracza określonego progu procentowego.

2. Próg własności wynosi 25% lub więcej

Art. 52 AMLR określa udział własnościowy w podmiocie o charakterze korporacyjnym jako bezpośrednie lub pośrednie posiadanie 25% lub więcej akcji, udziałów, praw głosu lub innych udziałów własnościowych. Pojęcie obejmuje również prawa do udziału w zyskach, innych zasobach wewnętrznych lub saldzie likwidacyjnym.

Samo brzmienie progu ma znaczenie operacyjne. Osoba posiadająca dokładnie 25% nie może zostać automatycznie pominięta tylko dlatego, że dotychczasowa procedura lub system zostały zaprojektowane wokół progu przekraczającego 25%.

AMLR przewiduje również mechanizm umożliwiający stosowanie niższych progów własnościowych wobec kategorii podmiotów związanych z wyższym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Logika systemowa dotycząca beneficjenta rzeczywistego nie powinna być więc budowana jako niezmienna reguła procentowa.

3. Własność pośrednia musi zostać obliczona przez cały łańcuch

Art. 52 AMLR określa konkretny sposób obliczania własności pośredniej. Akcje, prawa głosu lub inne udziały własnościowe posiadane poprzez podmioty pośredniczące są mnożone w odpowiednim łańcuchu własności. Wyniki z różnych łańcuchów prowadzących do tej samej osoby są następnie sumowane, chyba że zastosowanie mają szczególne zasady określone w art. 54.

Konsekwencją operacyjną jest konieczność posiadania w dokumentacji KYC czegoś więcej niż listy bezpośrednich udziałowców. Organizacja powinna być w stanie odtworzyć właściwą strukturę własnościową, zrozumieć rolę podmiotów pośredniczących oraz wykazać sposób obliczenia udziału prowadzącego do identyfikacji poszczególnych beneficjentów rzeczywistych.

4. Kontrola jest odrębną podstawą identyfikacji beneficjenta rzeczywistego

Art. 53 AMLR odnosi się do sprawowania kontroli nad podmiotem o charakterze korporacyjnym lub inną osobą prawną. Analiza wykracza więc poza procent wskazany w rejestrze udziałowców. Osoba fizyczna może zostać uznana za beneficjenta rzeczywistego ze względu na możliwość wywierania decydującego wpływu na podmiot.

Znaczenie mogą mieć m.in.:

• większość praw głosu,
• prawo do powoływania lub odwoływania większości członków odpowiedniego organu zarządzającego lub nadzorczego,
• istotne prawa weta lub inne prawa decyzyjne,
• uprawnienia dotyczące podziału zysków lub istotnych przesunięć aktywów,
• formalne lub nieformalne porozumienia pomiędzy właścicielami lub członkami,
• postanowienia dokumentów korporacyjnych, umów spółki lub podobnych porozumień,
• uzgodnienia dotyczące wykonywania praw głosu,
• istotne relacje rodzinne,
• formalne lub nieformalne relacje typu nominee.

Konsekwencja jest istotna: dana osoba może potencjalnie zostać uznana za beneficjenta rzeczywistego również wtedy, gdy jej udział ekonomiczny jest niższy niż 25%. Metodyka ograniczona wyłącznie do matematycznej kalkulacji udziałów może więc nie zidentyfikować osoby, która faktycznie kontroluje klienta.

5. W złożonych strukturach własność i kontrolę należy analizować łącznie

Rzeczywiste struktury korporacyjne rzadko ograniczają się do jednej osoby fizycznej bezpośrednio posiadającej jedną spółkę operacyjną. Grupy mogą obejmować kilka spółek holdingowych, równoległe łańcuchy własnościowe, spółki osobowe, struktury inwestycyjne, trusty, relacje nominee lub podmioty zarejestrowane w różnych jurysdykcjach.

Art. 54 AMLR odnosi się do sytuacji, w których udział własnościowy i kontrola współistnieją w wielopoziomowej strukturze. Kolejne przepisy AMLR ustanawiają również szczególne zasady dotyczące beneficjentów rzeczywistych trustów, podobnych porozumień prawnych oraz przedsiębiorstw zbiorowego inwestowania.

Dla zespołu operacyjnego celem powinno być więc stworzenie zrozumiałej mapy własności i kontroli, a nie wyłącznie zgromadzenie dokumentów korporacyjnych. Analityk powinien potrafić wyjaśnić która osoba fizyczna kwalifikuje się jako beneficjent rzeczywisty, poprzez jaki łańcuch oraz na podstawie którego testu.

6. Kadra kierownicza wyższego szczebla nie jest skrótem do identyfikacji BO

AMLR doprecyzowuje również sposób postępowania, gdy analiza beneficjenta rzeczywistego nie prowadzi do identyfikacji osoby fizycznej albo istnieją wątpliwości, czy zidentyfikowane osoby rzeczywiście są beneficjentami rzeczywistymi.

Zgodnie z art. 22, jeżeli instytucja obowiązana wyczerpała wszystkie możliwe środki identyfikacji i nie ustalono żadnej osoby fizycznej będącej beneficjentem rzeczywistym albo istnieją wątpliwości, czy zidentyfikowane osoby rzeczywiście są beneficjentami rzeczywistymi, organizacja powinna odnotować, że beneficjent rzeczywisty nie został ustalony, zidentyfikować odpowiednie osoby należące do kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz zweryfikować ich tożsamość.

Należy również zachować informacje o działaniach podjętych podczas procesu identyfikacji i napotkanych trudnościach. Odrębne wymogi AMLR dotyczące osób prawnych określają sposób postępowania z informacjami, gdy beneficjent rzeczywisty nie może zostać zidentyfikowany albo istnieją istotne i uzasadnione wątpliwości dotyczące wyniku analizy.

To rozróżnienie może mieć istotne znaczenie wdrożeniowe dla starszych systemów KYC, które wymuszają oznaczenie członka kierownictwa jako UBO wyłącznie dlatego, że nie zidentyfikowano innej osoby fizycznej.

7. Co powinno zmienić się w KYC i KYB przed 2027 r.?

Przegląd gotowości do AMLR powinien określić, czy obecny framework pozwala konsekwentnie przeprowadzić wymaganą analizę na rzeczywistych przypadkach klientów. Ocena powinna obejmować:

• definicję beneficjenta rzeczywistego w politykach AML i procedurach KYC,
• logikę systemową dotyczącą progu 25%,
• obliczanie własności pośredniej i agregowanie wyników z wielu łańcuchów,
• identyfikację praw głosu, praw do powoływania organów, praw weta i innych form kontroli,
• obsługę udziałowców nominee i podobnych relacji,
• wymagania dotyczące schematów złożonych struktur własnościowych i dowodów,
• standard podejmowania decyzji, gdy beneficjent rzeczywisty nie został ustalony,
• odrębne oznaczanie kadry kierowniczej wyższego szczebla i beneficjentów rzeczywistych,
• kryteria quality assurance dotyczące decyzji w zakresie beneficial ownership,
• historyczny portfel klientów potencjalnie wymagających remediacji.

8. Remediacja powinna wynikać z ryzyka, a nie wyłącznie z daty kolejnego przeglądu

Oczekiwanie, aż każdy klient osiągnie termin kolejnego okresowego przeglądu, może pozostawić w portfelu istotne luki metodologiczne i braki danych. Organizacje przygotowujące się do AMLR powinny najpierw określić grupy klientów najbardziej narażone na wpływ nowych zasad dotyczących beneficjenta rzeczywistego.

Do użytecznych populacji diagnostycznych mogą należeć klienci z udziałami wynoszącymi dokładnie 25%, wielopoziomowe grupy kapitałowe, struktury z kilkoma mniejszościowymi udziałowcami, trusty i podobne porozumienia, relacje nominee, nietypowe zasady wykonywania praw głosu oraz przypadki, w których historycznie członek kierownictwa został zapisany jako beneficjent rzeczywisty, ponieważ nie udało się zidentyfikować innej osoby fizycznej.

Ukierunkowany diagnostic pozwala oszacować wielkość potencjalnie dotkniętej populacji przed rozpoczęciem pełnego programu remediacji. Dzięki temu organizacja może odróżnić pojedyncze braki w dokumentacji od problemów strukturalnych wymagających przebudowy metodyki, zmian systemowych albo szerokiego kontaktu z klientami.

Co powinien obejmować program przygotowania beneficial ownership do AMLR?

Jak APOG wspiera beneficial ownership i przygotowanie do AMLR

APOG wspiera instytucje regulowane w przekładaniu wymogów dotyczących beneficjenta rzeczywistego na praktyczne metodyki KYC i KYB, plany wdrożeniowe oraz programy remediacji. Zakres może obejmować:

• gap analysis wymogów AMLR dotyczących beneficjenta rzeczywistego,
• projektowanie metodyki własności i kontroli,
• standardy analizy złożonych struktur właścicielskich,
• aktualizację procedur KYC i KYB,
• mapowanie danych BO i wymagań systemowych,
• diagnostykę historycznego portfela i planowanie remediacji,
• risk-based KYC/KYB remediation,
• quality assurance i testowanie próby przypadków,
• instrukcje, kalibrację i szkolenia analityków,
• niezależną walidację zakończonej remediacji.

Powiązane materiały APOG

• AMLR 2027: 12 Operational Changes for KYC, KYB and Ongoing Monitoring
• KYC/KYB Quality Assurance: Sampling, Defect Taxonomy and First-Time-Right

Oficjalne źródła

• Rozporządzenie (UE) 2024/1624 — AMLR
• Dyrektywa (UE) 2024/1640 — AMLD6
• AMLA — projekt RTS dotyczący Customer Due Diligence na podstawie art. 28 ust. 1 AMLR

Artykuł przedstawia praktyczny przegląd wymogów dotyczących beneficjenta rzeczywistego wynikających z rozporządzenia (UE) 2024/1624 oraz wybranych projektowanych instrumentów AMLA według stanu na 18 sierpnia 2026 r. Projekty regulacyjnych standardów technicznych mogą ulec zmianie przed ich przyjęciem. Artykuł nie stanowi porady prawnej, a wymagania wdrożeniowe właściwe dla konkretnej organizacji powinny być oceniane z uwzględnieniem jej formy prawnej, struktury własnościowej, sektora, portfela klientów, ryzyka oraz mających zastosowanie wymogów krajowych i nadzorczych.